Toţi furnizorii de servicii medicale care prestează servicii de vaccinare indiferent de forma de organizare a asistenței medicale, în cadrul sistemului public sau privat, și indiferent de casa de asigurări sociale de sănătate cu care au încheiat contract de furnizare de servicii medicale, vor fi obligați să se înregistreze în Registrul Electronic Național de Vaccinări (RENV), potrivit unui proiect de Hotărâre privind aprobarea metodologiei de raportare și a circuitului informațional în RENV, aflat în dezbatere publică.
De asemenea, și furnizorii aflați în subordinea Ministerului Sănătății sau a altor ministere și instituții cu rețea sanitară proprie, sunt obligați să se înregistreze ca furnizori de servicii medicale de vaccinare în RENV, se arată în proiectul Hotărârii.
Astfel, furnizorii de servicii medicale, care prestează servicii de vaccinare, indiferent de forma de organizare a asistenței medicale în cadrul sistemului privat, au obligația de a se înregistra în RENV.
Înregistrarea în RENV și a serviciilor de vaccinare prestate
Totodată, ei au obligația de a înregistra în RENV serviciile de vaccinare prestate.
De asemenea, toți furnizorii de servicii medicale au obligația de a asigura vaccinarea copiilor și de a introduce în RENV datele privind antigenele efectuate în cadrul Programului Național de Vaccinare, dar și cele opționale sau administrate în situații epidemiologice speciale.
La prima înregistrare în RENV a unui copil, se vor introduce și vaccinările efectuate anterior, se arată în proiectul de Hotărâre.
Potrivit proiectului legislative, furnizorii de servicii medicale au obligația de a introduce datele solicitate în RENV, în termen de maxim 7 zile de la data administrării, dar nu mai târziu de ultima zi calendaristică a lunii, pentru toate persoanele vaccinate.
Proiectul aflat în transparență decizională mai arată că toți furnizorii de servicii medicale de vaccinare din România, cu excepția medicilor din maternități, care vor furniza carnetul de vaccinare, au obligativitatea de a elibera adeverința de vaccinare cuprinzând datele aferente fiecărei vaccinări efectuate, la solicitarea reprezentantului legal.
Registrul Electronic Național de Vaccinări (RENV) constituie unicul instrument de înregistrare a furnizorilor de servicii de vaccinare. Excepția este constituită de situațiile epidemiologice speciale, când Ministerul Sănătății poate decide alt sistem de raportare și înregistrare.
De asemenea, RENV este în proprietatea și în administrarea Institutului Național de Sănătate Publică (INSP), prin Centrul Național de Supraveghere și Control al Bolilor Transmisibile (CNSCBT).
Proiectul legislativ mai arată că RENV reprezintă baza tehnică de date privind vaccinările copiilor din România, structurată pe înregistrări individuale, cu asigurarea confidențialității datelor cu caracter personal, potrivit legii.
Potrivit aceleiași surse, Direcțiile de sănătate publică județene și a municipiului București denumite în continuare DSP, vor monitoriza periodic datele înregistrate în teritoriul arondat și vor efectua bianual analize privind corectitudinea datelor introduse.
De asemenea, INSP asigură instruirea tehnică a persoanelor desemnate din DSP cu privire la implementarea RENV.
Totodată, costurile legate de mentenanța, dezvoltarea și administrarea RENV de către INSP sunt suportate din sumele prevăzute în bugetul MS și alocate INSP.
Sancțiuni
În ceea ce privește sancțiunile, se sancţionează cu amendă de la 500 lei la 1.500 lei pentru persoanele fizice, respectiv cu amendă de la 10.000 lei la 30.000 lei pentru persoanele juridice neînregistrarea în RENV a furnizorilor de servicii medicale care prestează servicii de vaccinare și neînregistrarea datelor privind vaccinările efectuate
Sancţiunile vor fi aplicate astfel:
a) avertisment scris la prima constatare.
b) amendă de la 500 lei la 1.000 lei pentru persoanele fizice, respectiv cu amendă de la 10.000 lei la 20.000 lei pentru persoanele juridice, la a doua constatare dacă este efectuată în termen de un an
c) amendă de la 1.000 lei la 1.500 lei persoanele fizice, respectiv cu amendă de la 20.000 lei la 30.000 lei pentru persoanele juridice la a treia și următoarele constatări dacă este efectuată în termen de un an.
Responsabilitățile medicilor de familie
• Toți medicii de familie care vaccinează pe teritoriul României, indiferent de sursa de proveniență a vaccinului, au obligația de a se înregistra în RENV și de a introduce informațiile despre vaccinare.
• Solicitarea înregistrării în RENV și obținerea datelor de acces prin intermediul DSP. Orice modificari survenite se vor anunța, în termen de 7 zile de la data modificării, de către medic, către DSP.
• Actualizarea datelor înscrise în rubrica “Contul meu” de fiecare dată cand apar modificări.
• Preluarea în baza de date din RENV a fișelor copiilor înregistrați de către maternitate, completarea/ corectarea datelor din fișa copilului.
• Introducerea fișei unui copil în RENV se face după verificarea bazei de date pentru a evita dublarea înregistrărilor.
• Înregistrarea datelor referitoare la vaccinare se va face în maxim 7 zile de la ziua administrării vaccinului sau cel tarziu până la sfârșitul lunii calendaristice.
• Înregistrarea datelor referitoare la vaccinare se va face doar ca o consecință a activității proprii. Prin excepție, introduce vaccinurile efectuate de alți medici în cazul existenței adeverinței de vaccinare în situații epidemiologice speciale.
• Eliberarea fișei electronice a copilului, parafată de medic, cu tot istoricul vaccinărilor, la solicitarea reprezentantului legal al copilului.
• Înregistrarea datelor referitoare la RAPI precum și a cauzelor neefectuării vaccinărilor.
• Gestionarea electronică a stocurilor.
• Verificarea corectitudinii datelor afișate referitoare la recepția vaccinurilor operate în RENV de către DSP și confirmarea acestora. În situația în care sunt constatate erori înregistrate de DSP, medicul are obligația de a contacta DSP telefonic/e mail/ fax sau alte mijloace oficiale, pentru corectarea erorilor cu termen de raspuns în 24 de ore.
• Generarea lunară a formularului de utilizare a vaccinurilor în format electronic cu semnatura digitală și transmiterea prin e mail către DSP.
• Realizează catagrafia persoanelor eligibile la vaccinare, comunică stocurile și întocmește necesarul de vaccin în format electronic, cu semnatură digitală și le transmite prin e mail DSP.
• Întocmește rapoarte necesare evaluării activității proprii și analizează cauzele nevaccinării.
• Comunică DSP inadvertențe privind datele înregistrate.
• Participarea la sesiunile de instruire organizate de DSP în domeniul implemenării RENV și/sau al vaccinologiei.
• Verifică periodic site-ul www.insp.gov.ro rubrica RENV și mesageria internă a RENV pentru a afla informații la zi despre modificări în aplicație/ revizuirea manualelor și a procedurilor de raportare existente.
• Asigurarea confidențialității si a securității informațiilor din RENV.
• Softurile de cabinet care vor folosi serviciul de web transfer pus la dispoziție de către RENV vor respecta parametrii solicitați de către INSP în furnizarea informațiilor.
• Actualizează antecedentele vaccinale ale copiilor din lista proprie și vaccinați în altă tară atunci când ele sunt cunoscute.
Responsabilitățile maternităților
Potrivit proiectului de hotărâre, orice secție de neonatologie/ maternitate are următoarele responsabilități:
• Solicitarea înregistrării în RENV și obținerea datelor de acces se va face prin intermediul DSP.
• Actualizarea datelor înscrise în rubrica “Contul meu” de fiecare dată cand apar modificări.
• Desemnarea unei persoane responsabile cu introducerea datelor în RENV, precum și a unui înlocuitor.
• Introducerea datelor în RENV, de către maternitatea în care s-a născut copilul, folosindu-se datele de acces unice ale maternității respective, prin completarea tuturor variabilelor obligatorii solicitate de sistem în fișa copilului, respectiv vaccinările, în maxim 7 zile de la efectuare, dar cel mai târziu în ultima zi calendaristică a lunii.
• În cazul în care copilul este transferat în altă maternitate, maternitatea în care se transferă va completa datele despre vaccinări doar în carnetul de vaccinări care va fi pus la dispoziția reprezentantului legal pentru prezentarea la medicul de familie al copilului.
• Selectarea numelui medicului de familie al mamei doar ca o consecință a nominalizării acestuia de către mama. Este interzisă nominalizarea preferențială de catre personalul medical.
• Eliberarea fișei copilului, la externarea din maternitate, cu furnizarea codului unic de identificare (CUI) pe fișa printată din RENV și înscrierea acestuia pe carnetul de vaccinări al nou născutului.
• Verificarea corectitudinii datelor afişate și confirmarea recepției vaccinurilor operate în RENV de către DSP. În situația în care sunt constatate erori înregistrate de DSP care a operat, maternitatea are obligația de a contacta telefonic /e mail/ fax sau alte mijloace oficiale, DSP pentru corectarea erorilor, cu termen de răspuns în 24 de ore.
• Gestionarea electronică a stocurilor.
• Generarea lunară a formularului de utilizare a vaccinurilor în format electronic.
• Înregistrarea datelor referitoare la RAPI, precum și a cauzelor neefectuării vaccinarilor
• Asigurarea participării personalului vaccinator la sesiunile de instruire organizate de DSP în domeniul implemenării RENV și/sau al vaccinologiei.
• Verificarea periodică a site-ului www.insp.gov.ro, rubrica RENV și mesageria internă a RENV pentru a afla informații la zi despre modificări în aplicație/ revizuirea manualelor și/ sau a procedurilor de raportare existente.
• Asigurarea confidențialității și a securității informațiilor din RENV.
Responsabilitățile medicilor care realizează servicii de vaccinare, alții decât medicii de familie
• Orice medic care vaccinează pe teritoriul României, indiferent de sursa de proveniență a vaccinului, are obligația de a se înregistra în RENV și de a introduce informațiile despre vaccinare.
• Solicitarea înregistrării în RENV și obținerea datelor de acces prin intermediul DSP. Orice modificari survenite se vor anunța, în termen de 7 zile de la data modificării, de către medic, către DSP.
• Actualizarea datelor înscrise în rubrica “Contul meu” de fiecare dată cand apar modificări.
• Preluarea în baza de date din RENV a fișelor copiilor înregistrați de către maternitate, completarea/ corectarea datelor din fișa copilului pentru copiii neînscriși în lista unui medic de familie.
• Introducerea fișei unui copil în RENV se face dupa verificarea bazei de date pentru a evita dublarea înregistrărilor.
• Înregistrarea datelor referitoare la vaccinare se va face în maxim 7 zile de la ziua administrării vaccinului sau cel târziu până la sfârșitul lunii calendaristice cu excepția vaccinărilor în situațiile prevăzute la art. 2, alineatul (3).
• Înregistrarea datelor referitoare la vaccinare se va face doar ca o consecință a activității proprii.
• Eliberarea fișei electronice a copilului, parafată de medic, cu tot istoricul vaccinărilor, la solicitarea reprezentantului legal.
• Înregistrarea datelor referitoare la RAPI, precum și a cauzelor neefectuării vaccinarilor.
• Participarea la sesiunile de instruire organizate de DSP în domeniul implementării RENV și/sau al vaccinologiei.
• Verifică periodic site-ul www.insp.gov.ro rubrica RENV și mesageria internă a RENV pentru a afla informații la zi despre modificări în aplicație/ revizuirea manualelor și a procedurilor de raportare existente.
• Asigurarea confidențialității și a securității informațiilor din RENV.
Responsabilitățile DSP
• Desemnarea unei persoane responsabile cu verificarea și introducerea datelor în RENV, precum și a unui înlocuitor. Numele și datele de contract ale persoanelor desemnate se vor trimite în termen de 14 zile de la data publicării hotărârii în Monitorul Oficial la INSP-CNSCBT. Orice modificare a persoanei desemnate se comunică, în termen de 7 zile de la modificare, de către DSP către INSP.
• Centralizează nominalizările de către maternități ale persoanelor desemnate ca responsabile cu introducerea datelor în RENV, precum și a înlocuitorilor acestora, cu transmiterea situației centralizate către INSP-CNSCBT în termen de 20 zile de la data publicării hotărârii în Monitorul Oficial.
• Centralizează cererile din partea furnizorilor de servicii de vaccinare din teritoriu, solicită INSP-CNSCBT datele de acces și furnizează solicitanților numele de utilizator și parola.
• Verifică, prin persoana desemnată, corectitudinea datelor aferente vaccinurilor operate ca și distribuite /redistribuite în RENV de către INSP-CNSCBT și confirmă recepția de vaccinuri după validarea corectitudinii datelor. În situația în care cu ocazia operarii INSP-CNSCBT sunt constatate înregistrate erori, DSP au obligația de a contacta INSP-CNSCBT telefonic, e mail/ fax sau alte mijloace oficiale pentru corectarea erorilor.
• Operează în RENV, prin persoana desemnată, datele aferente vaccinurilor distribuite /redistribuite utilizatorilor RENV din teritoriu, în maxim 48 ore de la distribuire/redistribuire.
• Verifică, prin persoana desemnată, sesizările furnizorilor de servicii medicale care prestează activități de vaccinare legate de recepția stocurilor, precum și alte aspecte și operează în RENV, în maxim 24 de ore de la solicitare, modificările necesare.
• Operează în RENV, prin persoana desemnată, fișa de înregistrare a dozelor pierdute la nivelul depozitului de vaccinuri al DSP.
• Generează lunar raportul consumului și stocurilor de vaccinuri la nivelul județului, respectiv la nivelul municipiului București și-l transmite electronic la INSP-CNSCBT, detaliat pe fiecare tip de vaccin.
• Generează periodic raportul de acoperire vaccinală și postează semestrial pe site-ul DSP raportul privind acoperirea vaccinală la nivelul județului, respectiv la nivelul municipiului București, coroborat cu raportul privind motivele nevaccinării.
• Asigură, cel puțin anual și ori de câte ori este nevoie, instruirea furnizorilor de servicii medicale de vaccinare prevăzuți la art.1, alin. (1) și (2) din teritoriu privind utilizarea RENV.
• Verifică și validează extrasele din RENV trimise lunar de medicii de familie din județ și din municipiul București în vederea decontării serviciilor de vaccinare prestate.
• Asigurarea participării persoanelor desemnate, la sesiunile de instruire organizate de INSP în domeniul implemenării RENV și/sau al vaccinologiei.
• Acordă la solicitare suport tehnic furnizorilor de servicii de vaccinare din teritoriu privind utilizarea RENV.
• Asigurarea confidențialității și a securității informațiilor din RENV.
